Chantal Védère coordonne les 19 assistants de gestion du CHU de Bordeaux. Après une carrière dans le secteur bancaire et dans la téléphonie mobile, elle entre au CHU de Bordeaux en septembre 2002. La direction générale du CHU lui confie alors un poste d'assistante de gestion dans le cadre de la mise en place de l'expérimentation de la contractualisation interne auprès de 3 fédérations – des regroupements de services, précurseurs des pôles. « Il a fallu créer ce métier qui n'existait pas », se souvient cette pionnière de la nouvelle gouvernance. Pour Chantal Védère, le métier d'assistant de gestion - dénommé aussi par les textes réglementaires « cadre administratif » - est aujourd'hui « un métier émergeant » lié à la mise en place des pôles dans le cadre de la nouvelle gouvernance. Elle en décrit les contours et les enjeux.
Quelles sont les missions des assistants de gestion du CHU de Bordeaux ?
Chantal Védère : Avec le responsable de pôle, le cadre supérieur de santé, et le directeur référent, l’assistant de gestion vient compléter sous l’angle de la gestion le management des pôles. Son rôle est d’assister le responsable médical dans le pilotage et la gestion médico-économique du pôle. Ses missions sont fortement liées au suivi de la mise en œuvre du contrat interne d’objectifs et de moyens, particulièrement dans le cadre de la délégation de gestion et de l’évaluation des objectifs prévisionnels.
Il doit aussi travailler en lien étroit avec le cadre supérieur de santé et les cadres des services pour comprendre et bien analyser les évolutions constatées, mais aussi pour mieux appréhender l’organisation des activités de soins.
L’assistant de gestion a une mission d’analyse et de suivi des enveloppes déléguées mais aussi de l’activité médicale. Et il participe également à la conduite de projets.
De plus, les assistants de gestion doivent maîtriser le système d’information et sélectionner les indicateurs les plus pertinents. Pour mener à bien leurs missions, ils bénéficient de l’appui de la direction du contrôle de gestion qui coordonne leurs missions.
En quoi consiste exactement votre tâche en qualité de coordonnateur ?
C. V. : J’exerce ma mission d’assistant de gestion coordonnateur au sein de la Direction du Contrôle de Gestion, avec un lien fonctionnel auprès des assistants de gestion, l’autorité hiérarchique relevant du directeur. Mon rôle de coordination est un rôle d’expertise, de conseil et de coordination, mais aussi de communication et d’information pour toutes les questions liées à la nouvelle gouvernance.
Dans le cadre de ma mission d’expertise, je travaille en étroite collaboration avec les services informatiques et de l’information médicale. Ma mission de conseil et de coordination a pour objectifs d’apporter si nécessaire un accompagnement et un soutien technique aux assistants de gestion, mais surtout de s’assurer de l’homogénéité des méthodes d’analyse et de faciliter l’acquisition collective des compétences.
Sur quelles compétences les assistants de gestion ont-ils été recrutés ?
C. V. : Au CHU de Bordeaux, les assistants de gestion ont des profils et des parcours variés. Quinze assistants de gestion sont issus de redéploiements internes et quatre sont des recrutements externes. Ils sont détachés à 50 % de leurs temps dans les pôles et sont soit attachés d’administration, soit adjoints des cadres tout en continuant à travailler pour leur autre mi-temps dans des directions fonctionnelles. Pour leur prise de fonction, tous ont suivi une formation commune.
Pour mener à bien ses missions au sein des pôles, l’assistant de gestion doit acquérir un savoir-faire en termes de connaissances générales (règlementation hospitalière, fonctionnement de l’hôpital, des pôles, des contrats internes…), mais aussi des connaissances techniques de gestion médico-économique et du système d’information. A ce savoir-faire doit s’ajouter un savoir-être en matière de communication et de relationnel. Ceci afin de collaborer efficacement avec l’ensemble des acteurs, de les conseiller avec objectivité dans un esprit d’initiative et de participation, et d’être force de proposition.
Comment se déroulent les relations avec les autres acteurs du pôle ?
C. V. : Durant l’année 2006, avant la mise en place des pôles, des demi-journées d’information ont été organisées auprès des futurs acteurs de pôle. Cette communication institutionnelle a permis de lever des doutes et de répondre à des interrogations face au changement et surtout de positionner le rôle de chaque acteur. A ce jour, nous pouvons dire que les assistants de gestion sont en bonne voie d’intégration : ils participent au bureau et au conseil de leur pôle et rencontrent très régulièrement les trois autres acteurs du pôle.
Comment voyez-vous évoluer votre métier dans les années à venir ?
C. V. : Les réformes en cours rendent nécessaire un nouveau mode de management. L’assistant de gestion est un des acteurs clefs car le management nécessite de maîtriser les paramètres d’activité. Aujourd’hui, les équipes médicales et paramédicales s’imprègnent d’une culture de gestion et les assistants acquièrent une meilleure compréhension des logiques médicales et paramédicales. De cet échange naît une dynamique nouvelle, favorable à un management participatif et gage d’un véritable pilotage stratégique. L’assistant de gestion trouvera sa place au sein du pôle dans la mesure où ses compétences seront reconnues par les autres acteurs du pôle car source de plus value.
