Le positionnement fonctionnel du cadre administratif de pôle et son rattachement hiérarchique sont complexes: sous la double autorité du directeur d'établissement et du responsable médical de pôle, il cumule souvent différentes fonctions : cadre administratif de plusieurs pôles, parfois rattaché à une direction, ses activités et ses possibilités d'action sont conditionnées par- la taille de l'établissement et celle du pôle,- la présence ou non d'un directeur délégué au pôle,- ses relations avec le médecin chef de pôle et le cadre de santé de pôle, dont il peut partager certaines des missions.- les délégations concrètes accordées au pôle et l'organisation des directions fonctionnelles,- le système d'information et de contrôle de gestion
Répondant sur l’Agora à l’interrogation d’une de leur jeune collègue, plusieurs cadres administratifs de pôles ont témoigné de leur expérience de cette fonction émergente, en particulier:
- Jean-Marie NAZE, contrôleur de gestion et cadre administratif de 4 pôles médicaux, CH Bagnols sur Cèze
- Marie-Claude VIGNES, Assistante de gestion à mi-temps sur un pôle médico-technique, CH Charles Perrens
- Freddy THOMAS, contrôleur de gestion et cadre administratif de 2 pôles, CHU de Reims
« Mon rôle aujourd'hui (car il évoluera sûrement an fonction de l'évolution de la nouvelle gouvernance au sein de l'établissement) c'est de :
- participer aux conseils et bureaux de pôles où je fais beaucoup de communication sur la nouvelle gouvernance; c'est aussi de donner du sens à certains décisions institutionnelles, pas toujours comprises sur le terrain
- aider à l'élaboration des projets de pôles en proposant une méthodologie et en collectant les données permettant de faire un état des lieux pour chaque pôle
- proposer un projet de maquette de tableau de bord qui sera ensuite discuté en bureau de pôle
- participer à l'élaboration des délégations, d'un contenu type de contrat de pôle, des fiches de postes : resp de pôle, cadre sup de pôle, cadre administratif
- en fonction des problématiques évoquées dans les instances de pôles, jouer un rôle de "facilitateur" entre le pôle et les directions fonctionnelles »
« Une des missions de ce poste est à mon sens la gestion médico économique : le recueil, la publication et surtout l'interprétation des indicateurs qui permettent à un pôle de pouvoir garantir la qualité de la prise en charge de ses patients, dans le respect des objectifs au moins financiers fixés par le Directeur (via le contrat de pôle).
Pour cela le cadre administratif doit être force de proposition en termes d'organisation, d'audit, de management de tous les acteurs du pôle.
La connaissance et la maitrise de la comptabilité analytique, du PMSI et CCAM dans les grandes lignes (car nous ne sommes pas des TIM), la connaissance et la compréhension de toutes les modalités de financement, des outils fournis par le contrôle de gestion de votre établissement sont nécessaires.
Enfin, il est également un élément indispensable à la réalisation du contrat et à son suivi. »
Le cadre administratif, intermédiaire entre la Direction et le Médecin, ou assistant de gestion du pôle?
Pour jouer son rôle de lien privilégié entre le pôle et la direction, le cadre administratif doit être partie prenante du pôle et associé à « toutes les réunions dont il a besoin pour comprendre l'évolution, la situation, les problématiques, les acteurs du pôle ou lorsqu'il doit apporter des éclaircissements! »
« Il est vrai que les réunions sont nombreuses. Outre les réunions du conseil de pôle, il y a aussi toutes les rencontres avec la direction et les responsables de pôles, avec le directeur adjoint coordinateur des assistants de gestion, les réunions à la demande du responsable de pôle, avec l'équipe des médecins responsables des différents services constituant le pôle.
Les organisations sont différentes d'un pôle à l'autre mais avec le recul, pour moi la plus efficace est la suivante: Conseil de pôle deux fois par an, bureau de pôle une fois par mois, et rencontre du trinôme à la discrétion du chef de pôle, dont au moins une tous les trimestres pour l'analyse des tableaux de bord et la mise en place d'actions correctrices.
Ensuite, bien évidemment, le cadre administratif étant un acteur de terrain, il rencontre les différents interlocuteurs du pôle dès que cela s'avère nécessaire, et ce lien est primordial et renforce la crédibilité de chacun.
Sinon, concernant les interventions lors des réunions, lorsque le chef de pôle met à l'ordre du jour des questions qui concernent directement le cadre administratif, aucune ambigüité, il faut être présent, et lorsque ces questions n'ont pas besoin de vos éclaircissements, il me semble qu'il est important d'être tout de même présent afin de connaître l'évolution, la situation, les problématiques, les acteurs, ....du pôle dont vous êtes le SEUL administratif. »
La reconnaissance de cette fonction nouvelle « se fait progressivement, tant au niveau des directions fonctionnelles qui doivent étudier ce qu'ils peuvent vous déléguer en toute sécurité, qu'au niveau des chefs de service que vous devez parfois convaincre de votre rôle, à la fois de gestionnaire et de conseiller.» « Dans tous les cas, il s'agit d'une fonction passionnante dès lors que l'on est reconnu dans nos fonctions et nos compétences. »
Ces observations devront cependant être adaptées aux nouvelles dispositions de la loi HPST, qui donne une grande liberté au chef de pôle dans le choix de ses collaborateurs et une autorité fonctionnelle sur l'ensemble des personnels du pôle; même si la sagesse doit le conduire à prendre un cadre de santé et un cadre administratif, ces derniers n'auront théoriquement plus avec leur direction d'origine qu'un lien hiérarchique mais plus fonctionnel. Enfin, comme on le sait, le conseil de pôle n'est plus une obligation.
Voir aussi :
Fiche métier
Profil de poste cadre administratif CH LE VINATIER
Profil de poste assistant de gestion CH PERRENS
Mission des correspondants administratifs de pôle - CH AVIGNON
