Beaucoup de pôles médico-techniques se trouvent embarrassés au moment d'élaborer leur projet de pôle : les métiers sont très différents, les biologistes, pharmaciens et radiologues sont responsables d'activités autonomes sans lien hiérarchique. Pourtant, ils ont en commun d'exercer une mission de soutien aux services cliniques. L'amélioration de la qualité des prestations et l'organisation des relations entre services commanditaires et services prestataires peut constituer un socle commun d'objectifs. C'est sur cette démarche de type "client-fournisseur" que s'est construit le contrat de pôle médico-technique du Centre Hospitalier de Roanne, qui a été signé en janvier 2009. Anton Szymanowicz, biologiste coordonnateur du pôle médico-technique et André Gwenael Pors, Directeur, en exposent la logique et les enjeux.
Entre les différents laboratoires, l’imagerie médicale, la pharmacie, la stérilisation et l’hygiène, il n’y avait pas grand intérêt commun. Personne n’était non plus particulièrement préparé à écrire un projet dans une logique contractuelle, qui engage une stratégie d’action avec des résultats à atteindre. C’est une démarche nouvelle à laquelle peu de professionnels sont formés.
La concertation s’est construite progressivement au fil des réunions ; elle a bénéficié d’un historique de confiance et de respect mutuel préexistant entre les prestataires et le reste de la communauté médicale. Cette reconnaissance et cette écoute étaient fondées sur une pratique régulière d’enquêtes de satisfactions, une prescription de médicaments centralisée et leur dispensation nominative misent en place de longue date. Les compétences techniques et de gestion du cadre supérieur de pôle (gestionnaire du GIE IRM) ont également joué favorablement.
L’objectif premier du projet de pôle est de mieux répondre aux besoins du patient et des cliniciens. Il prévoit par exemple de:
- Améliorer les délais de RV dans une fourchette de 48h pour les demandes internes et de 72h pour les demandes externes (écho-doppler et IRM en imagerie)
- Améliorer les rendus de résultat (radio labo anapath): délais, accessibilité sur le serveur, présentation dont notamment les demandes d'examens urgents
- Sécuriser le circuit du médicament et des dispositifs médicaux
- Améliorer la pertinence des prescriptions ex : formalisation d’une liste restrictive d’examens biologiques réalisés dans l’urgence, hors heures ouvrables
- Accord cadre sur le bon usage des antibiotiques
Pour atteindre ces objectifs, dont on escompte une meilleure prise en charge des patients, une maîtrise des durées de séjour et un moindre gaspillage des ressources, il va falloir :
- avec les services cliniques ; rationnaliser le circuit des demandes, définir des procédures et des priorités médicales – ex en début de journée, le laboratoire commence par enregistrer les examens des services prioritaires : réa, urgences, cardio et besoins spécifiques
- avec les services support (biomédical, informatique, personnel) : investir sur le plan technique et organisationnel – ex mettre en œuvre une prescription connectée dans tous les secteurs, l'automation du pré-analytique, stabiliser les effectifs médicaux, augmenter les plages horaires etc
Moins perturbés, moins dispersés, les personnels des services médico-techniques pourront ainsi mieux s’organiser et rendre un service de meilleure qualité.
Un travail patient de pédagogie et de conviction, des pratiques de benchmarking à développer
Il faut toutefois beaucoup de pédagogie et de méthode pour amener les services cliniques à s’impliquer dans cette démarche. Selon les disciplines, les objectifs d améliorations seront déclinés en groupes de travail avec des représentants de chacun des pôles, les procédures standardisées et validés au cas par cas, service par service. Pour la pharmacie, la commission des produits et contrat de bon usage (CBU) est l’instance ad hoc. Il est prévu de mettre en place en 2010 une commission permanente de concertation entre biologistes et cliniciens, ainsi qu’entre radiologues et cliniciens.
Le travail en cours sur le dossier patient contribue aussi à faire émerger une culture d’évaluation et d’amélioration de la qualité.
Il faudra développer le benchmarking pour progresser : peu de références sont actuellement disponibles. Le travail comparatif à conduire est considérable et très couteux. Du coup, personne ne veut vraiment savoir… pour analyser il faut être motivé et passer du temps !
On espère beaucoup des attachés de gestion qui vont être prochainement nommés auprès des pôles : ce sera leur rôle d’apporter des éléments de productivité et de coût. En 2010, l’objectif est d’utiliser les comparatifs nationaux fournis par la base d Angers (ENC), base à laquelle l’établissement participe, pour les intégrer dans la compréhension de la formation des coûts de production inter-pôles.
Bien que le contrat de pôle soit la traduction opérationnelle du projet, la valorisation financière n’est pas l’entrée principale de cette démarche: le résultat financier est un effet de l’organisation, une résultante de la qualité des pratiques, du bon usage des ressources. De ce fait, la contractualisation inter-pôles n’est pas pour demain. Il faut plutôt miser sur du personnel formé, motivé, des innovations techniques et des équipements accessibles pour gagner en efficacité :
Ainsi dans 2 ans, des navettes par pneumatique permettront d’améliorer la circulation des échantillons en raccourcissant à quelques secondes les retours des résultats. Ce sera un test, car elles vont obliger à un cadrage plus fort de la formulation des demandes de transport.
En imagerie médicale, le retour d’information au travers du PACS (serveur d’images numérisée) donnera des images en accès numérique en tout point de l hôpital, ce qui aura un impact sur le comportement du clinicien et l’abandon des clichés radio.
La transmission électronique des résultats d’analyse biologique devrait générer des économies substantielles de papier et d’archivage, des lors que sera levée l’obligation réglementaire d’édition.
En pharmacie, la prescription connectée permettra d’améliorer la traçabilité et la pertinence des prescriptions avec un encadrement guidé du clinicien.
Ces leviers de performance techniques pourraient accélérer la formalisation de consensus nationaux et l’harmonisation des pratiques et générer des boucles vertueuses considérables.
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ANNEXE I
INDICATEURS DU POLE MEDICO TECHNIQUE
Indicateurs de production
Lettres clés : B, P, Z, K, KE, KC, ICR
- Nombre d’actes
- Nombre de dossiers traités
- Chiffre d’affaire en Euros
- Nombre de lignes de commande (Mdts-DM-DMI)
- Nombre de lits en prescription connectée
- Nombre de reconstitutions de cytotoxiques
- Volume de charges stérilisées en m3
- Volume de charges des automates et nombre de cycles des laveurs
Comparer nos chiffres à la moyenne nationale (ENC)
Suivre l’évolution année par année depuis 2007
Déterminer 3 indicateurs par service : Lettre clé Actes Nombre patients ou dossier
Publications scientifiques à prendre en compte : écrite, orale ou affiches
- nombre heures de cours dispensées
- nombre heures de formation interne et externe
- nombre de staff
Indicateurs de qualité
Délai de rendu d’examen
Nombre de plaintes d’usager, de médecins et de services (cadre IDE) => Qualité FEI
- Absentéisme par service
- Nombre d’enquête et score (taux de satisfaction)
- Nombre d’ordonnances validées et dispensées
- Nombre d’avis Pharmaceutiques émis
- Nombre de FEI traitées/ FEI déclarées
- Nombre de protocoles Chimio créés
- Nombre d’audits réalisés
Objectifs 2009
- Réduire de 5% les délais de rendu de résultats
- Réduire de 5% les délais de RDV en augmentant l’activité externe
- Augmenter la productivité de 2%
- CBUM : Atteindre 40% des unités de soins en prescription connectée (exigence ARH)
- Réduire la sous-traitance : Labos, Imagerie, Anapath…
- Réduire les infections nosocomiales (score ICALIN) Evaluer les niveaux de satisfaction des « usagers guichet »
Télécharger le contrat de pôle médico-technique CH Roanne
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